Vizuálny podpis v PDF - dobrý sluha, ale zlý pán (?)
V čase, keď čoraz viac vecí vybavujeme elektronicky, sa elektronický podpis stal bežnou súčasťou rôznych dokumentov. Mnohí sa častokrát stretávajú aj s tzv. vizuálnym podpisom – obrázkom alebo textom priamo v dokumente (napríklad PDF), ktorý uvádza, kto dokument podpísal a kedy. V mnohých prípadoch obsahuje aj sken ručne písaného podpisu.
Hoci takýto podpis pôsobí na prvý pohľad dôveryhodne, práve tu môže vzniknúť problém.
Čo je vizuálny podpis?
Vizuálny podpis je grafický prvok zobrazený priamo v dokumente. Môže obsahovať napríklad sken ručne písaného podpisu, meno podpisujúcej osoby, dátum podpisu či názov organizácie. V PDF dokumentoch sa tieto informácie často zobrazujú v samostatnom rámiku.
Treba si však uvedomiť, že vizuálny podpis sám o sebe nie je dôkazom, že dokument bol skutočne podpísaný. Je to len ilustrácia, že podpis v dokumente možno existuje.
Skutočný elektronický podpis je pre bežného používateľa neviditeľný. Ide o technický údaj ukrytý v štruktúre dokumentu, ktorý obsahuje:
dôveryhodnú informáciu o tom, kto dokument podpísal,
dôveryhodný čas podpisu (ak bola použitá aj časová pečiatka),
a záruku integrity t.j. dôkaz, že dokument nebol po podpise upravený.
Tieto údaje však nie je vidieť voľným okom. Ich prítomnosť a pravosť možno overiť len pomocou špecializovaného softvéru alebo dôveryhodných online nástrojov.
Aké sú jeho podoby?
Vizuálny podpis môže mať viacero podôb. Jeho forma závisí od toho, ako a za akým účelom bol do dokumentu vložený. Najčastejšie sa môžete stretnúť s nasledovnými typmi vizuálnych podpisov.
Obrázok ručne písaného podpisu
Ide o najčastejšie používaný spôsob „podpisovania“ dokumentov v praxi. Podpis je buď naskenovaný alebo digitálne nakreslený (napríklad prstom na mobilnom zariadení) a následne vložený do dokumentu ako obyčajný obrázok.
Hoci vizuálne pôsobí dôveryhodne, v skutočnosti nemá právnu silu porovnateľnú s vlastnoručným podpisom. Tento typ podpisu neposkytuje žiadnu záruku integrity dokumentu a neumožňuje overiť, kto ho vlastne vytvoril, ani či dokument nebol po vložení obrázka upravený.
Textový podpis
Textový podpis predstavuje najjednoduchšiu formu „podpisu“ v dokumente – ide len o obyčajný text, ktorý môže obsahovať meno osoby, dátum a čas podpisu, prípadne jej funkciu alebo názov organizácie. Tento typ podpisu sa často vyskytuje v bežnej e-mailovej komunikácii alebo v neformálnych dokumentoch a nedá sa overiť jeho pravosť.
Hoci môže pôsobiť ako potvrdenie identity, z právneho ani bezpečnostného hľadiska neposkytuje žiadnu záruku. Dokument môže zmeniť ktokoľvek a „podpis“ môže byť vytvorený bez vedomia danej osoby. V skutočnosti ide len o informatívny údaj, ktorý nie je možné overiť žiadnym spoľahlivým spôsobom.
Viditeľný podpis PDF dokumentu
Ak je PDF dokument podpísaný elektronickým podpisom vo formáte PAdES, v dokumente sa môže zobraziť aj tzv. viditeľný podpis – grafický prvok, ktorý indikuje prítomnosť reálneho elektronického podpisu.
Tento podpis sa vkladá v dokumente na konkrétne miesto, ktoré si zvyčajne používateľ určí nakreslením obdĺžnika. Výsledkom je tzv. podpisový rámik, ktorý obsahuje napríklad meno podpisujúcej osoby, dátum podpisu a prípadne aj informáciu o použitom certifikáte.
Viditeľný podpis je prepojený s technickými údajmi o elektronickom podpise, ktorý je neviditeľný a je uložený v štruktúre PDF dokumentu. Viditeľný podpis teda slúži iba ako orientačný ukazovateľ, že dokument bol elektronicky podpísaný.
Dynamický podpis cez podpisovacie platformy
Niektoré služby umožňujú podpísať sa prstom alebo stylusom na obrazovku. Podpis sa uloží ako obrázok, prípadne aj s ďalšími metadátami (GPS, čas, zariadenie). Z právneho hľadiska ide väčšinou o tzv. jednoduchý elektronický podpis. Jeho dôkazná váha je výrazne nižšia než pri kvalifikovanom podpise a jeho použiteľnosť závisí najmä od kontextu a spôsobu uloženia.
Vizuálny podpis ako značkovacie pole
V elektronických systémoch na správu dokumentov (DMS) sa podpis často zobrazuje ako pole v dokumente – ide o vizualizáciu toho, že dokument bol podpísaný daným používateľom. Aj tu však platí, že samotný vizuálny prvok je len informačný – právnu váhu má technická vrstva elektronického podpisu.
Tlačený dokument elektronický podpis stratí
Mnohí si elektronicky podpísané dokumenty s viditeľným podpisom vytlačia a založia do archívu s pocitom, že majú všetko vybavené. V skutočnosti však pri tlači strácajú všetky dôležité technické informácie o podpise, ktoré sú súčasťou elektronického originálu. Na papierovej kópii totiž už nemožno overiť:
kto dokument podpísal,
aký typ podpisu alebo pečate bol použitý (napr. kvalifikovaný podpis alebo pečať),
či bol podpis v čase podpísania platný,
či dokument nebol po podpise zmenený.
Takáto vytlačená verzia je z právneho hľadiska len neoveriteľná kópia, ktorú nemožno v prípade sporu považovať za dôveryhodný dôkaz.
Kedy má zmysel tlačiť elektronický dokument?
Elektronicky podpísaný dokument netreba automaticky tlačiť. Ak je podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom, má plnú právnu váhu vlastnoručného podpisu práve v tejto elektronickej podobe.
Tlač môže mať zmysel napríklad v týchto prípadoch:
keď to výslovne vyžaduje zákon alebo konkrétny úrad,
ak musíte dokument fyzicky predložiť (napr. na pošte, v úrade),
ak ide o proces, ktorý zatiaľ nepodporuje elektronickú formu.
V takých prípadoch nestačí vytlačiť iba obyčajnú kópiu. Na zachovanie právnej sily je potrebné vykonať tzv. zaručenú konverziu. Ide o úradne potvrdený prevod z elektronickej podoby do papierovej, pri ktorom oprávnená osoba pri tlači zdokumentuje aj existenciu elektronického podpisu.
Zaručenú konverziu však môžu vykonávať len osoby oprávnené podľa zákona. Viac informácií o tomto procese nájdete v našom článku: Prevod elektronického dokumentu
To, že podpis v dokumente vyzerá dôveryhodne, ešte neznamená, že je pravý.
Elektronické podpisy je potrebné overovať pomocou dôveryhodných špecializovaných nástrojov a nespoliehať sa len na to, čo vidíme voľným okom.
A ak sa rozhodnete dokument vytlačiť, majte na pamäti, že papierová verzia môže informáciu o podpise úplne stratiť.
KONTAKTUJTE NÁS
V prípade, že máte otázky týkajúce sa elektronického podpisovania alebo si nie ste istí, či váš dokument spĺňa všetky náležitosti, pokojne nás kontaktujte. Stačí vyplniť formulár nižšie a my sa vám čo najskôr ozveme. Radi vám poradíme a pomôžeme zorientovať sa v problematike.